งานธุรการ สารสนเทศและประชาสัมพันธ์

งานธุรการ  สารสนเทศและประชาสัมพันธ์

งานธุรการ ส่วนกิจการนักศึกษา ตั้งอยู่ ณ อาคารกิจกรรมนักศึกษา1 มีหน้าที่ประสานงานกับบุคคลทั้งภายใน และภายนอกหน่วยงาน  สนับสนุนและอำนวยความสะดวกหน่วยงานภายในส่วนกิจการนักศึกษาให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและได้มาตรฐาน  รวมถึงให้บริการประชาสัมพันธ์ข่าวสารและให้คำปรึกษาด้านเอกสารแก่นักศึกษา

หน้าที่ความรับผิดชอบ

1. งานสารบรรณ

– รับ และส่งหนังสือ ทั้งภายในและภายนอกส่วนกิจการนักศึกษา

– รวบรวมหนังสือเสนอแต่ละงานที่รับผิดชอบ  เพื่อพิจารณากลั่นกรองเสนอผู้บังคับบัญชาตามลำดับขั้น

– ร่างหนังสือโต้ตอบทั้งภายในและภายนอก และพิมพ์งานของส่วนกิจการนักศึกษา

– เวียนหนังสือ ติดต่อ ติดตามเรื่องและประสานงานภายในและภายนอก

– จัดเก็บหนังสือ ค้นหา และอื่น ๆ ให้มีความสะดวกรวดเร็ว

– จัดทำเอกสาร บันทึก การลาประเภทต่าง ๆ ของบุคลากร

     2. ให้บริการแก่นักศึกษา

– ประชาสัมพันธ์หนังสือแจ้งเวียนเรื่องต่าง ๆ ให้นักศึกษาทราบทางเว็บไซต์ บอร์ดประชาสัมพันธ์ และทางโซเชียลเน็ตเวิร์ค

– รับแจ้งปัญหาต่าง ๆ ทางโซเชียลเน็ตเวิร์ค

3. ให้บริการงานของส่วนกิจการนักศึกษา

– เลขานุการหัวหน้าส่วนกิจการนักศึกษา

– ประชาสัมพันธ์หนังสือแจ้งเวียนให้บุคลากรส่วนกิจการนักศึกษาทราบทาง e – mail

– สรุปการตรวจสอบหนี้สินของนักศึกษา

– จัดบุคลากรเป็นกรรมการคุมสอบกลางภาคและประจำภาค

– เบิก – จ่ายวัสดุสำนักงานและควบคุมครุภัณฑ์ของส่วนกิจการนักศึกษา

– ดูแลวัสดุและครุภัณฑ์สำนักงานกลาง

– ดูแลเรื่องการลา วันหยุดชดเชย การใช้ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกด้วยลายนิ้วมือ (Finger Print Scan) การเบิกจ่ายค่าตอบแทนการปฏิบัติงานล่วงเวลาของบุคลากรส่วนกิจการนักศึกษา

– ตรวจสอบยอดงบประมาณคงเหลือและบันทึกการเบิกจ่ายงบประมาณส่วนกิจการนักศึกษา

– รวบรวม และสรุปการจัดทำแผนปฏิบัติงานประจำปีงบประมาณของส่วนกิจการนักศึกษา

– รวบรวมและสรุปผลการปฏิบัติงานตามแผนของแต่ละงานตามไตรมาส

– จัดการประชุมและจดบันทึกรายงานการประชุมหัวหน้างานของส่วนกิจการนักศึกษา

– ให้การต้อนรับหน่วยงานที่เยี่ยมชมกิจการของส่วนกิจการนักศึกษาและประสานงานตามที่ได้รับมอบหมาย

– พัฒนา Web site ของส่วนกิจการนักศึกษาให้เป็นปัจจุบัน