คู่มือการบริหารการเงินของโครงการวิจัย

หลักการ:หัวหน้าโครงการต้องมีความรับผิดชอบที่จะต้องดูแลระบบการเงินและบัญชีของโครงการให้ถูกต้องเรียบร้อย และต้องคอยตรวจสอบการทำงานของเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอว่าเป็นไปอย่างซื่อสัตย์และตรงไปตรงมา และไม่มีความไม่ชอบมาพากลเกิดขึ้นและต้องพร้อมสำหรับการตรวจสอบโดยไม่กำหนดล่วงหน้าได้เป็นครั้งคราวการใช้จ่ายเงินของโครงการวิจัยจะไม่ใช้กฎระเบียบที่เคร่งครัดตายตัวแต่มอบความไว้วางใจให้หัวหน้า โครงการใช้ดุลยพินิจพิจารณาตามความเหมาะสมหัวหน้าโครงการต้องคอยตรวจสอบรายจ่ายแต่ละหมวดของโครงการ และเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้อยู่เสมอและสอบถามทันทีถ้ามีตัวเลขผิดปกติเกิดขึ้นหรือมีรายจ่ายที่มีแนวโน้มว่า จะเกินงบประมาณ

ก.เงินอุดหนุนการวิจัยประจำปีงบประมาณ ได้แก่ เงินที่ได้รับจัดสรรจากมหาวิทยาลัย ในช่วงต้นปีงบประมาณนั้น ๆ
ข.เงินอุดหนุนการวิจัย ประเภทเงินระหว่างปีงบประมาณ ได้แก่
1.เงินที่คงเหลือจากโครงการวิจัยที่ขอยุติโครงการ ประกอบด้วย จำนวนเงินที่ยังไม่ขออนุมัติเบิกจ่าย และจำนวนเงินที่เหลือจากการใช้จ่ายในงวดที่ผ่านมา
2.เงินอุดหนุนการวิจัยที่เหลือจากการทำสัญญาน้อยกว่าจำนวนเงินที่ได้รับจัดสรร
ทั้งนี้ เงินที่ยังไม่ขออนุมัติเบิกจ่าย และเงินที่เหลือจากการใช้จ่ายในงวดที่ผ่านมาให้ถือเป็นเงินที่ได้รับการผูกพันเบิกจ่ายข้ามปี หรือผูกพันกันไว้เบิกเหลื่อมปี ด้วย

---

1.การบริหารการเงินโครงการวิจัย

การใช้จ่ายเงินควรเป็นไปตามกฎระเบียบของมหาวิทยาลัยเพื่อให้การบริหารเงินทุนวิจัยเป็นไปอย่างคล่องตัวและเอื้อต่อการดำเนินงานวิจัยให้มีประสิทธิภาพและสามารถตรวจสอบได้ โดยมีแนวทางในการบริหารการเงิน ดังนี้

1.1 เงินงบประมาณของโครงการ ให้ฝากในนามของโครงการ และห้ามนำเงินฝากอื่นมาปะปนกับเงินในบัญชี โดยผู้รับทุนจะต้องเปิดบัญชีเงินฝากประเภทออมทรัพย์ไว้กับ ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด(มหาชน)สาขาย่อย มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี
1.2 เอกสาร แบบพิมพ์ ต่าง ๆ ให้เป็นไปตามที่มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารีกำหนด
1.3 การจัดซื้อวัสดุ/ครุภัณฑ์และการจัดจ้างจะทำได้เฉพาะวิธีตกลงราคา และมีการตรวจรับสิ่งของ ตรงตามความต้องการโดยถือหลักประหยัดเป็นผลดีต่อโครงการ โดยครุภัณฑ์ที่เกิดขึ้นถือเป็นทรัพย์สินของมหาวิทยาลัยต่อไป
1.4 การเบิกจ่ายเงินในแต่ละครั้งจะต้องมีหลักฐานครบถ้วนโดยใช้ใบเสร็จรับเงิน หากร้านค้าหรือนิติบุคคลไม่มี ใบเสร็จรับเงินของตนเองให้ใช้ใบสำคัญรับเงิน โดยให้หัวหน้าโครงการลงนามรับรองในใบสำคัญรับเงิน
1.5 การเบิกเงิน ให้มีผู้ร่วมลงนามสั่งจ่ายอย่างน้อย2ใน3โดยหนึ่งในจำนวนดังกล่าวต้องเป็นหัวหน้าโครงการ หรือวิธีการอื่นที่ตกลงกับ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี
1.6 การเดินทางเพื่อปฏิบัติงานวิจัยนอกมหาวิทยาลัย ให้ขออนุมัติต่อต้นสังกัดของหัวหน้าโครงการผู้ที่จะเดินทาง โดยใช้แบบฟอร์มขออนุมัติการปฏิบัติงานนอกสถานที่ของมหาวิทยาลัย ส่วนอัตราค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามเกณฑ์ของมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี
การไปปฏิบัติงานวิจัยนอกสถานที่ของผู้ช่วยวิจัยที่ไม่ใช่พนักงานของมหาวิทยาลัย ให้ผู้ช่วยวิจัยดังกล่าวดำเนินการขออนุมัติการไปปฏิบัติงานวิจัยนอกมหาวิทยาลัยต่อหัวหน้าโครงการวิจัยได้โดยตรง เพื่อเป็นหลักฐานการรายงานการไปปฏิบัติงานนอกนอกมหาวิทยาลัยประกอบการเบิกจ่ายเงินต่อไป
1.7 จัดทำบัญชีการเงินและเก็บหลักฐานการเบิกจ่ายให้เรียบร้อยเป็นระบบ และพร้อมที่จะให้ตรวจสอบได้ตลอดเวลา

ผู้รับทุนจะต้องเปิดบัญชีเงินฝากประเภทออมทรัพย์ไว้กับ ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด(มหาชน)สาขาย่อย มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี และควรใช้ชื่อโครงการตามสัญญาเป็นชื่อบัญชีเฉพาะโครงการเท่านั้น และมีผู้มีอำนาจ สั่งจ่ายตามที่ระบุไว้ในสัญญาผู้รับทุนจะต้องสำเนาสมุดบัญชีส่งให้สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี เมื่อมีการเปิดและปิดบัญชีโครงการรวมทั้งระหว่างที่มีการส่งรายงานการเงินให้สถาบันวิจัยและพัฒนาเพื่อการขออนุมัติเบิกจ่ายในงวดต่อไปดอกเบี้ยที่เกิดขึ้นจากบัญชีโครงการจะตกเป็นของผู้ให้ทุน โดยเมื่อสิ้นสุดโครงการแล้วผู้รับทุนจะต้องแจ้งให้ผู้ให้ทุนรับทราบว่าเกิดดอกเบี้ยขึ้นเท่าใด

การจ่ายเงินตามใบเรียกเก็บเงินหรือใบแจ้งหนี้ เป็นการจ่ายเงินที่สะดวกในด้านการจัดการการเงิน ผู้วิจัยควรสอบถามราคาและรายละเอียดจากผู้ขาย เมื่อเห็นสมควรแล้วก็ตกลงซื้อ โดยให้ผู้ขายนำของมาส่งและนำใบส่งของหรือใบเรียกเก็บเงินหรือใบเสร็จรับเงินมาด้วย การจ่ายเงินจะต้องเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายทันทีพร้อม ๆ กับการจ่ายเงิน อย่ายินยอมให้ผู้ขายรับเงินไปก่อนแล้วส่งใบเสร็จรับเงินมาให้ทีหลัง เพราะมักจะมีปัญหาในการติดตามทวงถาม และหลักฐานการจ่ายเงินจะไม่ครบถ้วน

1.การแบ่งรายจ่ายออกเป็นหมวดต่าง ๆ ดังที่จะกล่าวต่อไปนี้ ก็เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บหลักฐานการจ่ายเงิน และเพื่อให้เข้าใจตรงกันในเวลาสื่อสารและติดตามการใช้จ่ายเงินของโครงการแต่ไม่ใช่เรื่องร้ายแรงหากมีการลงรายการผิดหมวดโดยไม่เจตนาตราบใดที่มีเอกสารครบถ้วน และชี้แจงได้
2.การบันทึกรายการในโครงการ ให้บันทึกตามรายจ่ายที่เกิดขึ้นจริง แม้ว่ารายการจ่ายจริงที่เกิดขึ้นจะเปลี่ยนแปลงไปจากจำนวนงบประมาณที่ได้กำหนดไว้ในสัญญา ให้หัวหน้าโครงการทำหนังสือชี้แจงเหตุผล และขออนุมัติปรับโอนหมวดงบประมาณต่อ สถาบันวิจัยและพัฒนา(ไม่ควรทำการเปลี่ยนแปลงใบเสร็จไปลงหมวดอื่นหรือหาวิธีการหลีกเลี่ยงอื่นๆ)

หลักการการเลือกว่าจะจ่ายค่าตอบแทนหรือค่าจ้างให้แก่ผู้ใดในอัตราเท่าใด ในช่วงเวลาใด ให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าโครงการ อัตราค่าจ้างให้ใช้อัตราเริ่มต้นไม่สูงกว่าที่มหาวิทยาลัยระบุไว้ นอกจากผู้ช่วยวิจัยที่มีประสบการณ์ที่ตรงกับงานที่จะทำในโครงการมาแล้ว ให้คิดจำนวนปีที่มีประสบการณ์ในการกำหนดอัตราเงินเริ่มต้นได้ด้วย ถ้าหัวหน้าโครงการเห็นว่าเหมาะสม
ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัยโดยปกติจะจ่ายเป็นรายเดือนโดยคิดจากฐานที่มหาวิทยาลัยกำหนด ในช่วงเวลาที่ผู้ช่วยวิจัยนั้นมีงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการอยู่ ซึ่งอาจเกิดขึ้นเป็นช่วง ๆ และไม่ตลอดระยะเวลาของโครงการก็ได้(ในบางโครงการมีผู้ช่วยวิจัยหลายสาขา ซึ่งหมุนเวียนกันเข้ามาทำงานกับโครงการเป็นเฉพาะบางช่วงตามแผนงานที่กำหนด)หัวหน้าโครงการ อาจพิจารณาจ่ายค่าจ้างผู้ช่วยวิจัยเป็นงวด ๆ แทนการจ่ายรายเดือนก็ได้ โดยจ่ายตามงานที่เสร็จแต่ละงวด เช่น เมื่อส่งรายงานความก้าวหน้าเฉพาะส่วนของตนแล้ว ทุก3-6เดือน โดยตกลงกับผู้ช่วยวิจัยไว้ก่อนล่วงหน้า
สำหรับค่าจ้างคนงานรายวันให้ใช้ไม่เกินอัตรา ตามประกาศกระทรวงแรงงานและสวัสดิการสังคม เรื่อง อัตราค่าจ้างขั้นต่ำ ทั้งนี้ให้มีผลย้อนหลังทุกโครงการวิจัยที่กำลังดำเนินการอยู่
ค่าจ้างผู้ช่วยวิจัยควรหยุดจ่ายชั่วคราว ถ้าผู้ช่วยวิจัยนั้นไม่อยู่ปฏิบัติงานเป็นเวลาเกินกว่า30วัน เช่นไปอบรมหรือดูงานต่างประเทศ ในเรื่องซึ่งมิได้เกี่ยวข้องกับโครงการโดยตรง หรือไปศึกษาต่อ หรือหยุดปฏิบัติงานในโครงการด้วยเหตุผลใด ๆ ก็ตาม หรือเมื่อผู้ช่วยวิจัยไม่ได้กระทำตามที่ได้ตกลงกันไว้(ไม่มีผลงานและ/หรือไม่มีรายงานความก้าวหน้าที่มีคุณภาพ)การวินิจฉัยว่าควรจะหยุดจ่ายค่าตอบแทนหรือไม่อย่างไรให้อยู่ในดุลยพินิจของหัวหน้าโครงการ และเงินค่าจ้างที่เหลืออยู่สามารถโอนไปใช้จ่ายในหมวดอื่นได้ โดยทำหนังสือถึงสถาบันวิจัยและพัฒนา เพื่อขออนุมัติใช้เงินดังกล่าวพร้อมชี้แจงเหตุผลประกอบ
หมายเหตุ:
1. หมวดค่าจ้างชั่วคราว หากมีการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ต้องขออนุมัติจากสถาบันวิจัยและพัฒนาก่อน รวมทั้งไม่ควรมีการโอนย้ายหมวดอื่น ๆ มายังหมวดค่าจ้างชั่วคราว ยกเว้นมีการปรับเปลี่ยนแผนงานวิจัย ซึ่งส่งผลให้มีผู้ร่วมงานเพิ่มขึ้นหรือปริมาณงานเพิ่มขึ้น จึงจะสามารถปรับเพิ่มเงินหมวดค่าจ้างชั่วคราวได้ รวมทั้งหากมีการโอนย้ายข้ามหมวดต้องแจ้งสถาบันวิจัยและพัฒนาก่อนดำเนินการทุกครั้งทั้งนี้ การดำเนินการจะทำได้ภายหลังจากได้รับการอนุมัติจากสถาบันวิจัยและพัฒนาเรียบร้อยแล้ว

2. ในการรับเงินค่าตอบแทนค่าจ้างในโครงการ ห้ามมิให้มีการลงนามรับเงินแทนกัน
หลักฐานสำหรับหมวดค่าจ้างชั่วคราว คือ ใบสำคัญรับเงิน(สัญญาการจ้าง/ใบลงเวลา ถ้ามี)

ค่าตอบแทนแตกต่างจากค่าใช้สอย ตรงที่ค่าตอบแทนจะจ่ายโดยใช้ เวลา เป็นฐาน(Time-based)เช่นค่าจ้างธุรการ ส่วนค่าใช้สอยนั้นจ่ายโดยใช้ ชิ้นงาน เป็นฐาน(Task-based)คือเหมาจ่ายเป็นชิ้นงานเมื่อทำเสร็จ โดยคำนึงถึงว่างานนั้นเสร็จเร็วหรือช้ากว่าที่ประมาณการ เช่น ค่าเช่ารถ ค่าจัดทำรายงาน โดยมีหัวหน้าโครงการลงนามตรวจรับงานในใบเสร็จรับเงิน/ใบสำคัญรับเงิน การให้ค่าตอบแทนที่ปรึกษาควรจ่ายเป็น คน-วัน(Man-days)ตามที่ทำงานจริง เช่นเมื่อไปเยี่ยมโครงการหรือมาประชุมร่วมกับโครงการ หรือเมื่อทำงานบางชิ้นให้กับโครงการสำเร็จ โดยใช้อัตราในดุลยพินิจของหัวหน้าโครงการ

หัวหน้าโครงการจะไม่สามารถจ่ายค่าตอบแทนที่ปรึกษาให้กับพนักงานของมหาวิทยาลัยได้ การจ่ายค่าตอบแทนที่ปรึกษาจะจ่ายได้เฉพาะบุคคลภายนอกเท่านั้น และต้องได้รับความเห็นชอบจากมหาวิทยาลัย
หลักฐานสำหรับค่าตอบแทน คือ ใบสำคัญรับเงิน

หมายถึง ค่าใช้จ่ายเพื่อซื้อบริการต่าง ๆ และค่าใช้จ่ายที่ไม่เข้าลักษณะรายจ่ายหมวดอื่น ๆ เช่น

4.2.2.1ค่าเดินทาง(พาหนะ เบี้ยเลี้ยง ที่พัก)

ค่าพาหนะ ให้เบิกจ่ายได้เท่าที่จ่ายจริง ตามหลักฐานประกอบ เช่น กากตั๋วรถทัวร์ รถไฟ เครื่องบินชั้นประหยัด/ภายในประเทศเท่านั้น(ใช้ใบถ่ายสำเนาแทนไม่ได้)

การเดินทางโดยรถยนต์ส่วนตัว ให้เบิกเฉพาะค่าน้ำมันที่จ่ายจริงตามใบเสร็จแต่ไม่เกินอัตราค่าน้ำมันรวมค่าสึกหรอที่ มหาวิทยาลัยกำหนด คือ อัตรากิโลเมตรละ3บาท ตามระยะทางของกรมทางหลวง/นอกเหนือจากการคิดอัตราค่าใช้จ่ายกิโลเมตรละ3บาท แล้ว หากมีการเก็บข้อมูลในพื้นที่ให้เบิกเป็นเหมาจ่ายได้ในอัตราวันละ 300บาท

การวินิจฉัยว่าผู้ใดมีสิทธิเดินทางโดยเครื่องบิน รถไฟปรับอากาศ รถยนต์ส่วนตัว ฯลฯ และจะเบิกค่าใช้จ่ายอย่างไรเท่าไร เป็นสิทธิของหัวหน้าโครงการ ภายใต้หลักการโโ‚ฌœประหยัดและจำเป็นโโ‚ฌและภายใต้กรอบงบประมาณที่มีอยู่

ค่าที่พัก เบิกได้ตามที่จ่ายจริงแต่ไม่เกินอัตราที่มหาวิทยาลัยกำหนด โดยให้ปฏิบัติตามประกาศมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีสุรนารี เรื่องอัตราค่าใช้จ่ายในการเดินทางในประเทศ

ค่าเบี้ยเลี้ยง ให้หัวหน้าโครงการพิจารณาตามความเหมาะสม ว่าเป็นการออกไปปฏิบัติงานนอกเขตจังหวัดและเกินกว่า12ชั่วโมงหรือไม่(เท่ากับ250บาทถ้วน)โดยหัวหน้าโครงการและที่ปรึกษาให้ใช้อัตราวันละ310บาท ในกรณีที่เป็นการไปประชุมสัมมนา ที่มีการจัดเลี้ยงอาหารด้วย แล้วนั้น ไม่สามารถเบิกค่าเบี้ยเลี้ยงได้

4.2.2.2ค่าจ้างในลักษณะที่เป็นงานเหมาต่อชิ้นงาน เช่น ค่าจ้างวิเคราะห์ตัวอย่าง ค่าจ้างทำอุปกรณ์หรือซ่อมแซมอุปกรณ์ ค่าจ้างทำเอกสาร ค่าจ้างเหมาเตรียมดิน ค่าโฆษณาและเผยแพร่ ลงแจ้งความในหนังสือพิมพ์ ค่าจ้างบรรทุกของ ค่าเช่ารถ ค่าเช่าเครื่องถ่ายเอกสาร ฯลฯ

ค่าจ้างเหมาบริการเช่นนี้ ต้องมีผู้ตรวจรับงานก่อนจ่ายเงิน ซึ่งโดยปกติจะเป็นหัวหน้าโครงการลงนามตรวจรับงานในใบเสร็จรับเงินหรือใบสำคัญรับเงิน

4.2.2.3ค่าไปรษณีย์ ค่าโทรศัพท์ (รวมทั้งค่าติดตั้งโทรศัพท์สายตรงของโครงการ) ค่าสาธารณูปโภคอื่น ๆ

4.2.2.4ค่าสมาชิกวารสารวิชาการ ค่าสมาชิกในสมาคมวิชาชีพที่เกี่ยวข้อง โดยตรงกับงานในโครงการและค่าสมาชิกInternetเป็นต้น

4.2.3ค่าวัสดุหมายความว่า
1.รายจ่ายเพื่อซื้อ แลกเปลี่ยน จ้างทำ ทำเองหรือกรณีอื่นใด เพื่อให้ได้มาซึ่งกรรมสิทธิ์ในสิ่งของดังต่อไปนี้

1.1 สิ่งของซึ่งโดยสภาพเมื่อใช้แล้วย่อมสิ้นเปลือง หมดไปเอง แปรสภาพหรือไม่คงสภาพเดิมอีกต่อไป หรือ

1.2 สิ่งของที่มีลักษณะคงทนถาวร แต่มีอายุการใช้งานในระยะเวลาประมาณไม่เกิน1ปี หรือ
1.3 สิ่งของที่มีลักษณะคงทนถาวรและมีอายุการใช้งานในระยะเวลาประมาณ 1 ปีขึ้นไป แต่มีราคาหน่วยหนึ่งหรือชุดหนี่งไม่เกิน5,000บาท ยกเว้นสิ่งของตามตัวอย่างสิ่งของที่เป็นครุภัณฑ์ หรือ
1.4 สิ่งของที่ส่วนราชการซื้อมาใช้ในการบำรุงรักษาหรือซ่อมแซมทรัพย์สิน เพื่อให้มีสภาพหรือประสิทธิภาพคงเดิม

1.การจัดซื้อหรือจัดจ้าง ในวงเงินไม่เกิน50,000บาท ให้หัวหน้าโครงการมีอำนาจอนุมัติได้

2.การจัดซื้อหรือจัดจ้าง ในวงเงินเกิน50,000บาท ให้ตั้งคณะกรรมการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง และตรวจรับ ซึ่งประกอบด้วยผู้ร่วมวิจัยในโครงการ ไม่น้อยกว่า3คน ทั้งนี้ สิ่งของหรือบริการที่มีลักษณะเป็นชิ้นเดียวหรืองานเดียว ให้ดำเนินการจัดซื้อ หรือจัดจ้างตามลักษณะนั้น ห้ามมิให้แยกการจัดซื้อหรือจัดจ้างออกเป็นรายการย่อย ๆ เมื่อได้จัดซื้อหรือจัดจ้างสำเร็จเรียบร้อยแล้ว ให้แจ้งผลการจัดซื้อหรือจัดจ้างให้สถาบันวิจัยและพัฒนา ทราบในรายงานความก้าวหน้าของโครงการครั้งต่อไป

หนังสือและวารสาร จัดเป็นวัสดุที่มีอายุการใช้งานยาวนาน ดังนั้น หัวหน้าโครงการที่ได้ดำเนินการจัดซื้อเป็นที่เรียบร้อยแล้ว เมื่อสิ้นสุดโครงการวิจัยจะต้องส่งคืนสถาบันวิจัยและพัฒนา โดยสถาบันวิจัยและพัฒนาจะนำส่งศูนย์บรรณสารและสื่อการศึกษาเพื่อจัดเป็นฐานข้อมูลสืบค้นต่อไป หรือหากหัวหน้าโครงการประสงค์จะมีไว้เพื่อประโยชน์ในสำนักวิชาให้ทำบันทึกแจ้งผู้ให้ทุนทราบต่อไป
หลักฐานสำหรับค่าวัสดุ คือ ใบเสร็จรับเงิน หรือ บิลเงินสด

1.1สิ่งของที่มีลักษณะคงทนถาวร มีอายุการใช้งานในระยะเวลาประมาณ1ปีขึ้นไป และมีราคาหน่วยหนึ่งหรือชุดหนึ่งเกิน5,000บาท หรือ
1.2ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเนื่องจากการประกอบ ดัดแปลง หรือต่อเติมสิ่งของตามข้อ1เพื่อให้มีสภาพหรือประสิทธิภาพดีขึ้น

.